Pour signer électroniquement un document, chaque signataire doit obligatoirement disposer d’une adresse email personnelle valide et d’un numéro de téléphone portable. C’est légalement obligatoire pour garantir l’identité des signataires.
Absence de numéro de téléphone portable
Le numéro de téléphone portable permet de valider l'identité des signataires. Ils recevront un code à 6 chiffres par SMS leur permettant de signer électroniquement leur document.
Représentation - Dans le cas où un signataire ne possède pas sa propre adresse email ou son propre numéro de téléphone, il peut se faire représenter.
Une procuration peut valablement être signée soit de façon électronique, soit de façon manuscrite, pour un acte qui sera ensuite signé électroniquement. Différents modèles de procuration sont proposés dans la bibliothèque.
Absence d'adresse email personnelle
Si votre/vos signataire(s) ne dispose(nt) pas d'adresse email personnelle, plusieurs solutions s'offrent à vous.
Insérer une clause de représentation
Dans le cas où un signataire ne possède pas de propre adresse email ou qu'il ne peut pas signer le document, il peut se faire représenter.
Vous pouvez insérer une clause de représentation depuis l'édition de votre document. Dans la partie "ENTRE LES SOUSSIGNÉS", vous devez répondre à la question « SOUHAITEZ-VOUS INSERER UNE CLAUSE DE REPRESENTATION ? » - « OUI ».
La clause s'insère automatiquement. Renseignez alors les coordonnées du représentant (Nom/Prénom et adresse postale complète) en complétant les champs qui s'affichent en jaune puis en bleu une fois complétés:
Pour que le représentant puisse signer le document électroniquement, répondez à la question "SOUHAITEZ-VOUS INDIQUER SON NUMÉRO DE TÉLÉPHONE ET SON E-MAIL ?" et renseignez ses coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone) dans les champs qui s'affichent en jaune :
Les coordonnées du représentant renseignées pourront ou non être affichées dans le document. Elles sont obligatoires pour la signature électronique mais pourront ne pas être affichées dans le document.
Il faudra ensuite annexer une procuration qui permettra à la personne mandatée de signer le document à la place du signataire. Pour cela, cliquez sur l'onglet "ANNEXES" depuis l'édition de votre document puis sur "Ajouter une annexe".
Créer une boîte email
La personne concernée peut également créer une boîte email chez un hébergeur comme Gmail ou Laposte par exemple.