Partager un document signé et notifié

Une fois que votre document est signé et notifié électroniquement, vous avez la possibilité de le partager ainsi que les preuves d'envoi.

Vous avez la possibilité de partager le document signé et notifié électroniquement via l’onglet « DOCUMENTS » > «RECOMMANDÉS » en cliquant sur le bouton « Partager » dans la barre du haut :

Une fenêtre s’ouvre, et par défaut les documents suivants sont sélectionnés :

• « Le document signé électroniquement » (1)
• « Les preuves d’envoi par lettre recommandée » (2).
  
  

Vous pouvez aussi partager le document pour relecture en cochant « Le document pour relecture » (3) dans le cas où le document envoyé comporte une ou plusieurs erreurs qui ont été corrigées avant d’être signé à nouveau. Le destinataire recevra alors un email contenant un lien de téléchargement avec un fichier .zip comportant les documents cochés : le « document pour relecture » et/ou « le document signé » et/ou « les preuves d’envoi par lettre recommandée ».

Vous pouvez également choisir le format de partage (4) et choisir d’y ajouter un filigrane projet ou non (5). Cliquez ensuite sur le bouton « Partager » (6) : 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de configurer l’email de partage (contenu, adresse du destinataire, etc).

Options d’envois

Choisissez l’option d’envoi : le partage de document peut s’effectuer par e-mail (1) ou en récupérant le lien copié (2) ou scanné par QRCode (le lien n’est valide que cinq jours, il faudra ensuite recommencer l’opération).

Destinataires de l’envoi

Vous pouvez modifier l’adresse mail du/des destinataire(s) (par défaut s’affiche celle qui est mentionnée dans le document ou dans la procédure de signature électroniques). Vous pouvez ajouter un destinataire (en cliquant sur le bouton « Ajouter un destinataire » (3)) ou en supprimer ou en cliquant sur l’icône de la corbeille.

Il est également possible d’ajouter un notaire en cliquant sur le bouton « Notaire » (4). Une fenêtre s’ouvre avec une liste de notaires localisés grâce au département mentionné dans l’onglet « COMPTE ». Un moteur de recherche est disponible pour trouver rapidement le notaire correspondant. Il suffit de cliquer sur le notaire choisi pour que l’adresse e-mail s’affiche automatiquement dans le destinataire et le nom du notaire dans le corps du mail.

Objet et corps du mail

L’objet du mail est automatiquement inscrit et reprend le nom de votre agence et le titre «Partage d’une document signé électroniquement et des recommandés». Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez (5).

Le message contenu dans le corps du mail est automatiquement inscrit. Vous avez la possibilité de l’éditer et d’écrire le message de votre choix (6).

Vous pouvez ensuite valider l’envoi du partage du document signé en cliquant sur «Envoyer» ou annuler l’envoi en cliquant sur «Annuler» (7).