Un document type est un modèle de document complété avec des informations types propres à votre agence que vous souhaitez conserver lors de la création d'un document.
Un document type est un document rempli avec des informations types que vous avez choisi, qui ne changeront pas lors la création d’un nouveau document. C’est un modèle qui peut être complété et réutilisé pour d’autres opérations avec la garantie de mise à jour juridique. Les documents types ne peuvent être ni téléchargés ni signés.
Les documents types en eux même ne sont pas actualisés mais ils bénéficient des mises à jour en temps réel des modèles juridiques. Un bandeau de couleur s'affichera en haut de votre document pour vous informer qu'une mise à jour du modèle est disponible.
Lors de la création d'un nouveau document, c'est bien la dernière version du modele qui est exploitée.
Vous pouvez créer un document type selon deux façons :
- 1ère option : depuis l’onglet « DOCUMENTS » (1) > « DOCUMENTS TYPES » (2), cliquez sur le bouton « Créer un nouveau Document Type » (3) puis sélectionnez un modèle de document.
- 2ème option : éditez un document que vous avez rédigé puis cliquez sur « Convertir en document type » (4). Une fenêtre va alors s’afficher précisant que convertir votre document en document type servira de matrice pour créer d’autres documents. Il sera toujours possible de revenir en arrière en cliquant sur « Convertir en document type».
Vous pourrez retrouver l’ensemble de vos documents types crées depuis votre bibliothèque de modèles de documents. Une catégorie «Documents types» se crée automatiquement et vous permet de les retrouver facilement.
Ils seront également disponibles depuis l’onglet « DOCUMENTS » > «DOCUMENTS TYPES » d’où vous pourrez gérer tous vos documents types crées.
Un moteur de recherche (5) est disponible pour trouver plus facilement vos documents avec des filtres par utilisateurs, ou par dates de création.
Vous pouvez à tout moment supprimer ou modifier un document type. Pour supprimer un document type, sélectionnez ce dernier et cliquez sur « Supprimer » (6) : c’est sans incidences sur les documents créés à partir de ce modèle type. Le document restera 30 jours dans l’onglet « DOCUMENTS » > « CORBEILLE » (7) s’il n’est pas supprimé définitivement. Un document type ne peut être archivé, il ne peut qu’être supprimé.
Pour modifier un document type, cliquez sur le nom/la ligne du document à modifier qui s’ouvrira pour édition.
Pour ensuite utiliser votre document type créé, il vous suffit de cliquer sur "Créer un nouveau document", votre nouveau modèle apparaîtra dans la rubrique "DOCUMENTS TYPES". Ou alors depuis l'onglet DOCUMENTS TYPES, retrouvez l'ensemble des documents types créés.