Vous avez la possibilité de créer des mails types d'accompagnement de vos emails (partage, signature, recommandé) depuis l'onglet "COMPTE" > "MAILS TYPES".
Les mails types vous permettent de créer des messages personnalisés pour l'envoi des signatures électroniques, des lettres recommandées et des partages de documents.
Création du mail type
Depuis l'onglet "COMPTE" (1) > "MAIL TYPE"(2), cliquez sur "Nouveau mail type"(3) :
Une fenêtre "Nouveau mail type" s'ouvre :
Vous pouvez construire votre mail type de A à Z. Dans un premier temps, nommez votre modèle en complétant le champ "Label" (1). Ensuite, choisissez la thématique de votre mail type en cliquant sur le menu déroulant "Choisir la thématique du mail type" (2). Par exemple, si ce dernier est destiné à accompagner l'envoi d'un document en signature électronique, sélectionnez alors "Signature électronique". Vous avez le choix entre trois thématiques :
- Partage de documents
- Signature électronique
- Recommandé électronique
Construisez ensuite le mail type dans l'encart prévu (3). La mise en forme du contenu est libre, vous pouvez choisir la taille de la police, la couleur, l'alignement du texte etc.
Les balises {politesse}, {contenu} et {contact} (4) proposées permettront d'activer la reprise automatique d'informations renseignées sur votre compte ou au sein de vos documents :
- {politesse} : cette balise reprend les noms des clients à qui le message d'adresse
- {contenu} : cette balise reprend le contenu du message par défaut
- {contact} : cette balise sera automatiquement remplacée par les informations de contact de l'agence ainsi que le logo du compte lors de la rédaction de vos messages pour signer, partager ou notifier un document.
Vous pouvez choisir de garder ou de supprimer les balises. Si par exemple vous supprimez la balise {contact}, vous devrez alors ajouter dans le mail type créé le nom de votre agence et les informations souhaitées à la main.
Une fois votre mail type rédigé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" (5).
Vous pourrez retrouver l'ensemble des mails types créés dans l'onglet "COMPTE" > "MAIL TYPE". Il vous suffira de cliquer sur la ligne du mail type concerné pour le modifier, ou lors du survol de la ligne, de cliquer sur l'icône de la "Corbeille" qui s'affiche à droite de la ligne pour le supprimer.
Les thématiques choisies pour votre mail type conditionnera son affichage lors de la sélection du mail type. Si vous appliquez la thématique "Partage de documents", le mail type enregistré ne s'affichera dans le menu déroulant pour l'envoi d'une signature ou d'un recommandé électronique par exemple.