Avant de pouvoir utiliser Modelo, vous allez devoir configurer votre compte. Les informations renseignées seront ensuite reprises lors de votre utilisation de l’outil, notamment lors de la rédaction de documents.
L’onglet «COMPTE» (1) vous permet de configurer les informations de votre agence, de personnaliser vos actes, de créer et gérer des utilisateurs puis de consulter et télécharger vos factures.
L’onglet «INFORMATIONS» (2) vous permet de remplir, consulter et modifier toutes les données légales de la société et/ou de l’agence. Ces données auront un impact sur le remplissage automatique des champs dans les documents que vous compléterez sur l'interface par la suite. Il est important de les compléter avec soin pour que les documents soient légalement valides.
L’onglet «INFORMATIONS» comporte neufs catégories d’informations à compléter, avec des champs optionnels ou obligatoires. Une fois complétées, cliquez sur le bouton «Enregistrer» (3).
Sélection de la Carte Professionnelle
Quatre types de Cartes Professionnelles sont disponibles :
- Transaction
- Gestion
- Syndic
- Prestations Touristiques
Compléter les informations du compte
Les coordonnées de l'agence
Toutes les données mentionnées dans les coordonnées agence sont importantes. Elles sont modifiables à volonté et sont reprises sur la couverture et dans le corps des documents lors de la rédaction de ces derniers. Les informations de contact (téléphone, e-mail) sont obligatoires pour la fonction de « Partage ».
Tout changement lié à votre compte devra s’effectuer depuis l’onglet Coordonnées de l’agence Transaction (changement d’adresse postale, de numéro de téléphone etc) pour que cela se répercute lors de la rédaction de vos documents.
Les coordonnées pour la signature électronique
Pour les agences qui possèdent le produit « Signature électronique », les champs « Numéro de téléphone » et « E-mail » sont alors essentiels afin de pouvoir signer un document.
Coordonnées Délégué (RGDP)
Ces informations sont légalement obligatoires depuis la mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et applicables dans tous les pays européens depuis le 25 mai 2018. Pour plus d’informations, la CNIL propose un article sur Le délégué à la protection des données (DPO).
Les mentions légales société
Toutes les données légales concernant l’agence qui doivent apparaître dans les actes sont à remplir dans cette rubrique pour être en conformité.
Le champ « Prénom et nom du représentant légal » est important car les informations renseignées seront reprises dans les documents puis personnalisées en fonction de l’utilisateur connecté au compte.
La carte Professionnelle Transaction
La Carte Professionnelle d’agent immobilier permet d’exercer son activité en toute légalité. Le numéro de la carte professionnelle doit figurer sur l’ensemble des documents émis par l’agence. Renseigner ces informations est obligatoire. Elles seront reprises dans les documents en fonction du métier de l’agence.
La caisse de garantie
La caisse de garantie immobilier est obligatoire (obligation légale) pour les agences qui réalisent des transactions et qui ont différents fonds transitant au sein de leur agence. Pour les agences qui ne déclarent pas détenir de fonds, cette garantie n’est pas obligatoire.
Le compte séquestre
Les informations du compte séquestre sont optionnelles. Elles concernent uniquement les agences qui souhaitent/ peuvent détenir des fonds (par exemple lors de la signature d’un compromis de vente).
L'assurance RCP
L’assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) est obligatoire pour les agences immobilières. Elle couvre les risques liés à l’exercice de la profession. Les champs sont donc obligatoires et seront automatiquement repris dans les actes concernés.
Médiateur de la consommation
Les informations concernant le médiateur de la consommation sont facultatives si l’agence n’y a pas recours. Ces informations peuvent être renseignées en cas de litige en matière de transaction ou de gestion locative si un tiers intervient.
