Une fois que votre document a été notifié électroniquement, vous pouvez suivre l'évolution de son statut et télécharger les différentes preuves : Dépôt, A/R, Refus, Négligence.
Il existe cinq statuts lors de l’envoi d’une LRE qui se mettent à jour automatiquement selon l’état du recommandé :
- « En cours d'envoi » : AR24 traite les données transmises et prépare les fichiers pour l'envoi du recommandé au destinataire.
- « Reçue » : le destinataire a bien reçu la notification de LRE à ouvrir sous 15 jours.
- « Acceptée » : le destinataire accepte la LRE et accède à son contenu. L’expéditeur reçoit une preuve d’accusé de réception de sa LRE certifiée.
- « Négligée » : le destinataire n’a pas accepté ou refusé sa lettre alors elle est considérée comme négligée. L’expéditeur reçoit une preuve de négligence de la LRE.
- « Refusée » : le destinataire a refusé la LRE (identification puis validation du refus). L’expéditeur reçoit alors une preuve de refus.
À chaque changement de statut de la LRE, est générée une preuve. Pour télécharger toutes les preuves de votre document, cliquez sur «Les preuves» (1) ou sur le bouton dans le menu du haut "Télécharger toutes les preuves" (2) :
Il faut que le client télécharge le contenu du recommandé pour que la preuve soit émise.
Détail des preuves
Preuve de dépôt et d’envoi
La preuve de dépôt et d’envoi est la première preuve que vous recevez. Elle est envoyée immédiatement après l’envoi de la LRE et indique que cette dernière a bien été remise à votre destinataire au même titre qu’un recommandé papier classique. La date d’envoi et la date de première présentation sont indiquées.
Cette preuve constitue un élément clé de la notification car elle va déclencher la purge SRU. En effet, cette preuve atteste du moment précis auquel le destinataire a été notifié et constitue donc le point de départ du délai de rétractation SRU (il va courir à compter du jour qui suit à 00h01).
Si l’adresse e-mail du destinataire est erronée ou que sa boîte e-mail est pleine, la notification sera quand même effectuée mais il ne sera pas informé (il n’y aura donc pas de preuve d’envoi mais juste une preuve de dépôt). Vous recevrez alors une notification par e-mail indiquant l’erreur et la non-délivrance au destinataire.
Preuve de réception
La preuve de réception indique que le destinataire a bien ouvert puis lu sa LRE dans les 15 jours qui suivent l’envoi. Il a donc achevé le procédé de vérification d’identité avec succès et il a pu ensuite accuser réception.
Le destinataire recevra un message par e-mail attestant qu’il a bien accusé réception du contenu du courrier électronique avec A/R. Il pourra consulter et télécharger les pièces jointes associées.
L’expéditeur recevra de son côté un e-mail attestant de la bonne réception de la LRE et pourra télécharger l’accusé de réception (contenant la date et l’heure).
Preuve de refus
La preuve de refus est la preuve que votre destinataire n’a pas souhaité prendre connaissance du contenu de la LRE qui lui a été envoyée. Cela signifie que le destinataire a expressément refusé votre lettre recommandée électronique. Il ne s’agit pas de négligence, ou d’un oubli, car pour qu’il refuse la LRE, il est aussi nécessaire qu’il vérifie son identité, et qu’il choisisse expressément de refuser le courrier. Il ne pourra ni accéder au contenu de sa notification, ni connaître l’identité de son expéditeur.
Un lien permettant de refuser sa LRE se trouve dans chaque notification de LRE.
Si le destinataire clique sur ce lien, il est mené sur une page Web lui demandant s’il est bien sûr de vouloir refuser sa LRE. S’il souhaite confirmer son choix, le destinataire devra alors s’identifier, afin qu’AR24 puisse être bien sûr de l’identité de la personne qui a refusé la LRE. L’expéditeur reçoit alors une preuve de refus, preuve que le destinataire de la LRE n’a pas souhaité prendre connaissance du contenu de son courrier.
Sur l’interface, la mention « Refusée » s’affichera pour preuve d’envoi malgré le refus (en cas de litige).
Preuve de négligence
La preuve de négligence indique que le destinataire n’a pas accusé réception de votre envoi dans les 15 jours qui suivent l’envoi (à compter du lendemain de la date d’envoi), sans pourtant le refuser. Cela correspond par exemple à quelqu’un qui n’irait pas chercher son courrier recommandé au bureau de poste.
Une fois les 15 jours dépassés, la non prise de connaissance du contenu du recommandé électronique entraîne la responsabilité pour négligence du destinataire, en cas de litige.
Sur l’interface, la mention « Négligée » s’affichera pour preuve d’envoi.
Une relance de notification est envoyée tous les 2 à 3 jours au destinataire lui rappelant d’accepter ou de refuser la LRE. Ces relances sont envoyées pendant les 15 jours suivant la date de première notification. Les relances peuvent être désactivées par le destinataire dans le mail de notification en cliquant sur « Annuler les relances pour cette LRE ».