Utilisation du Registre des vérifications LCB/FT

Des vérifications simplifiées grâce à l’interconnexion du Registre avec de nombreuses bases de données.

Le Registre des vérifications LCB/FT permet à l’abonné de satisfaire à une partie de ses obligations légales et règlementaires résultant du dispositif de lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et la fraude fiscale, sociale et douanière.

Vous devez effectuer une vérification de vos contacts (vendeurs et prospects acquéreurs) dès l'entrée en relation d'affaire, c'est-à-dire avant la conclusion du mandat ou avant la transmission d'une offre d'achat prospect acquéreur au vendeur. En cas de contrôle, vous serez en mesure de présenter les preuves de recherche et les contrôles effectués pour vos clients. 

Accéder au Registre des vérifications LCB/FT

Pour souscrire au Registre des vérifications LCB/FT, cliquez sur le menu "PRODUITS" > "Registre LCB/FT". Cliquez ensuite sur "SOUSCRIRE MAINTENANT". L'abonnement est à 25€ HT/mois pour les adhérents à Modelo soit 300€ HT/AN. 

Déclarant et correspondant Tracfin

Les professionnels concernés par la lutte anti-blanchiment doivent désigner nominativement auprès de Tracfin, et de leur autorité de contrôle, les dirigeants ou employés qui sont chargés d’assurer respectivement les fonctions de « déclarant »  et de  « correspondant ».

• Déclarant Tracfin : il est chargé d'adresser les déclarations de soupçon à Tracfin. 
• Correspond Tracfin : il est l'interlocuteur de Tracfin. 
• Responsable des procédures internes : il est chargé de la mise en place et du suivi du dispositif. C'est lui qui sera chargé d'autoriser la poursuite des relations d'affaires en présence d'un risque. Il sera le destinataire des mails automatiquement générés par l'application. 

Pour enregistrer le(s) utilisateur(s) responsables, depuis l'onglet "Registre LCB/FT" > "CARTOGRAPHIE DES RISQUES", complétez les champs "Déclarant Tracfin, "Correspondant auprès de Tracfin"  et "Responsable des procédures internes" puis cliquez sur "Enregistrer".

Le dispositif LCB/FT impose à chaque agence immobilière d'établir une cartographie des risques qui permet de situer son activité par rapport aux risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme. Elle doit donc élaborer une classification des risques, indépendamment des fiches permettant d'identifier chaque client (mandant, acquéreur etc). 

Pour établir cette cartographie, l'agence doit répondre à un ensemble de questions. En cas de contrôle, l'agence pourra dire et présenter la cartographie des risques établie. Vous avez la possibilité de télécharger la cartographie des risques au format pdf en cliquant sur "Télécharger".

Processus d'enregistrement d'une opération

Dans le cadre de la découverte d'un prospect concernant une opération à venir (prise de mandat ou transmission d'une offre d'achat), vous allez dans un premier temps enregistrer une nouvelle opération dans votre logiciel LCB/FT sur Modelo.

En fonction de chaque situation, l'application va présenter les contrôles complémentaires éventuels à exécuter. 

Saisir une nouvelle opération

Depuis le menu "Registre LCB/FT" (1), cliquez sur "Saisir une nouvelle opération" (2).

Indiquez une référence (3), un numéro de mandat ou toute autre information permettant l'identification rapide de l'opération. Vous pourrez à tout moment revenir dessus et modifier la référence saisie. Le contrôle s'effectue avant de prendre le numéro de mandat, vous pourrez donc modifier la référence de l'opération en ajoutant le numéro qui aura été généré quand vous le souhaitez.

Vous allez ensuite compléter la fiche opération en répondant aux questions (4) qui vont s'afficher les unes à la suite des autres. Les questions suscitant un doute contiennent une info bulle noire (icône "i")(5). En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvrir affichant une explication complémentaire pour vous aider lors de la saisie des réponses.

Lorsque vous renseignerez le pays de l'opération (6), si le pays est inscrit sur la liste des pays à risque tenue par le GAFI, un message d'informations va s'afficher dans un bandeau jaune (7) indiquant que l'opération est en lien avec un pays à risque. Un mail sera adressé au responsable des procédures internes qui seul est autorisé à nouer ou à poursuivre l'opération. 

Saisie du contact client

Après avoir effectué les vérifications liées à l'opération, vous allez devoir effectuer les contrôles liés aux contacts (vendeurs et acquéreurs dans le cadre d'une opération d'achat/vente). Cliquez alors sur "Ajouter un contact" depuis la liste des vendeurs ou depuis la liste des acquéreurs (1).

L'ajout du contact se fait en quatre étapes : 

1. Saisie du contact client : répondez aux questions permettant d'identifier votre client (vendeur, acquéreur, personne physique ou morale). En cas de démembrement ou d'indivision, saisissez tous les profils clients.
2. Fiche d'identification du client : complétez les champs affichés qui permettent d'identifier votre client (nom, prénom, adresse etc). Dans le menu de droite, vous pouvez suivre le pourcentage de progression des informations renseignées. Vous pouvez ne renseigner que les informations en votre possession au moment de la complétion de la fiche. Vous aurez la possibilité de compléter les données manquantes ultérieurement. 
3. Vérifications d'identité du client : vous devrez ajouter un justificatif d'identité de votre client obligatoirement (en cours de validité et comportant une photo d'identité) afin de certifier son identité. Dans le cas où vous n'avez pas rencontré votre client à des fins d'identification, plusieurs choix vous seront proposés afin d'effectuer les contrôles nécessaires de son identité. Il vous suffira d'effectuer les contrôles complémentaires demandés.
4. Vérification des inscriptions dans le Registre national du gel des avoirs : vous devez ensuite vérifier si votre client ne figure pas sur la liste du Registre national du gel des avoirs. L'application Registre LCB/FT permet en effet un accès direct à la base documentaire du Registre national du gel des avoirs. Si votre client se trouve sur cette liste, alors un email d'alerte sera envoyé à votre responsable des procédures internes. Vous avez l’interdiction de poursuivre l’opération avec ce client et l’obligation de bloquer les fonds qu’il a pu verser.
5. Personne Politiquement Exposée (PEE) : l'application permet également d'accéder à la base Dow Jones, base privée qui contient toutes les informations qui paraissent dans les journaux internationaux, afin d'identifier toutes les Personnes Politiquement Exposées (PPE). Cliquez sur l'info bulle "i" pour consulter les différents types de PPE.
   1. Si votre client n'est pas une PPE, alors vous pouvez effectuer une vérification via Google ou une vérification automatique qui permettront de retrouver le maximum d'informations sur votre contact (vous pourrez ensuite télécharger le fichier PDF qui contient l'ensemble des requêtes sur Google qui ont été effectuées ainsi que les résultats de recherche).
   2. Si votre client est une PPE, Tracfin impose de préciser l'origine des fonds employés dans le cadre de la vente/acquisition du bien.

Cliquez ensuite sur "Enregistrer" pour valider les informations liées à votre contact. 

      6. Questions de scoring : répondez ensuite aux quelques questions concernant votre client (en cliquant sur "Suivant", la question suivante s'affichera). L'ensemble des éléments de réponses à ces questions définira un score. En fonction de ce score, une alerte sera ou non indiquée pour votre client. 

Informations sur l'opération

Vous pouvez à tout moment modifier la nature de l'opération en cliquant sur "Editer" (1). 

Pour une opération, ajoutez autant de contact vendeur et acquéreur que nécessaire en cliquant sur "Ajouter un contact" (2). Vous pouvez consulter depuis la liste des contacts (vendeurs et acquéreurs) les informations que vous avez renseigné préalablement pour chaque client : 

• Profil (3) : personne physique ou personne morale 
• Avancement (4) : le pourcentage d'avancement des contrôles effectués. Il est possible que tous les contrôles nécessaires aient été effectués mais que le pourcentage de progression ne soit pas à 100%.
• Niveau de risque (5): il existe différents statuts de niveau de risque : 
  • Saisie en cours : il manque des informations concernant le contact pour pouvoir établir un statut définitif (aucun risque ou vigilance renforcée). 
  • Aucun : votre client ne présente aucun risque.
  • Vigilance renforcée : en fonction de la typologie du risque, il sera ou non obligatoire de mettre fin à la relation d'affaire). Par exemple, si le risque concerne le pays Ex : pays risque pas grave, gel des avoirs : stop à la relation. 
• Action (6): cliquez sur "Editer" pour modifier les informations renseignées du contact ou sur "Supprimer". 
  
  

Actions depuis l'opération

• "Voir le récapitulatif" (1) : dans le cadre d'un contrôle de la DGCCRF (La direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes), il faudra leur fournir le récapitulatif de l'opération contenant toutes les vérifications et les preuves des contrôles qui ont été effectués ainsi que l'appréciation des risques établi. 
• "Télécharger" (2) : cette action permet de télécharger la fiche de l'opération afin de la transmettre à un confrère dans le cas d'une délégation de mandat par exemple.
• "Imprimer" (3) : dans le cadre d'un contrôle, vous pouvez imprimer le récapitulatif de l'opération pour le fournir au format papier à la DGCCRF.
• "Clôturer" (4) : toutes les vérifications ont été obtenues pour le mandant et/ou l'acquéreur, le dossier est donc terminé. 
• "Supprimer" (5) : vous pouvez supprimer l'opération car le dossier n'aboutira finalement pas par exemple ou une erreur a été commise. 
  
  

Listing des opérations

Depuis l'onglet "Registre LCB/FT" (1) > "ACCUEIL" (2), vous avez la possibilité de créer, consulter, éditer ou rechercher une opération. Les opérations sont regroupées en 5 catégories : 

• Toutes les opérations (3) : retrouvez l'ensemble des opérations saisies, tout type de risques confondus. 
• Vigilance renforcée (4) :  retrouvez la liste des opérations à vigilance renforcée (vous avez l'interdiction de poursuivre l'opération avec ce client et l'obligation de bloquer les fonds qu'il a pu verser).
• En rapport avec un pays à risque (5) : il s'agit de l'ensemble des opérations qui ont un lien avec un pays figurant sur la liste des pays à risque tenue par le GAFI*. 
• En rapport avec un gel d'avoirs (6) : il est obligatoire de stopper toute relation commerciale. Vous avez l'interdiction de poursuivre l'opération avec ce client et l'obligation de bloquer les fonds qu'il a pu verse.
• En rapport avec un PPE (7) : votre client est une personne politiquement exposée ou une personne assimilée (il faut prendre en compte les mesures complémentaires proposées par votre outil Registre des vérifications LCB/FT).
  
  

Les fiches éditées dans le Registre des vérifications LCB/FT sont archivées pendant une période de 6 ans. Ce délai court à compter de leur dernière sauvegarde. Passé ce délai, la fiche est purement et simplement supprimée.

Consulter l'historique des opérations

Toutes les opérations qui ont été cloturées et archivées sont disponibles pour une durée 6 ans depuis l'onglet "Registre LCB/FT" (1) > "HISTORIQUE" (2). Vous pouvez choisir d'afficher les opérations qui ont été clôturées (3) et celles qui ont été archivées (4).

Vous pouvez effectuer une recherche directement en recherchant le nom d'une personne par exemple directement depuis la barre de recherche (5).

* Le Groupe d'action financière est un organisme intergouvernemental de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Les objectifs du GAFI sont l’élaboration des normes et la promotion de l’efficace application de mesures législatives, réglementaires et opérationnelles en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et les autres menaces liées pour l’intégrité du système financier international.